Comment préparer une séance de travail pour en tirer le meilleur rendement.
Pour qu’une séance de travail soit efficace, en préparer chaque détail constitue l’étape essentielle de son succès. Aucun déroulement de séance ne peut être productif si une préparation n’a pas été minutieusement organisée et planifiée auparavant. Cette préparation concerne autant la liste des personnes à convoquer que les documents à préparer, en fonction des thèmes qui seront abordés durant cette séance.
En effet, selon les participants attendus lors d’une séance, il est important que les informations pratiques (date, lieu et heure, thème de la séance) leur parviennent suffisamment à l’avance, afin que ces derniers puissent s’assurer de leur disponibilité. De plus, aucun participant ne consentira à donner de son temps pour une séance s’il n’en connaît ni les motifs, ni la raison de sa convocation.
Lors de l’envoi de la convocation jointe à l’ordre du jour, tous les documents essentiels au bon déroulement de la séance sont fournis dans un délai raisonnable (rapports, annexes diverses et demande de présentation de la part de chaque participant).
La plupart du temps, des intervenants peuvent être invités à s’exprimer durant la séance. Pour ne pas créer une situation d’improvisation mal vécue, l’ordre des interventions et le temps de parole pour chacun d’entre-eux est clairement indiqué dans l’ordre du jour. Dans certains cas, un résumé des présentations peut être envoyé aux participants, si cela est jugé pertinent.
Comme le temps au sein d’une entreprise est très précieux, donner une durée ferme de la séance permettra d’indiquer vers quelle heure les discussions devraient se terminer. Pour qu’une rencontre ne soit pas simplement un échange de propos, des objectifs doivent préalablement fixés, afin de mesurer l’efficacité des débats en vue de faire progresser chaque point traité à l’ordre du jour.
Enfin, pour que chaque personne puisse se baser en tout temps sur les décisions prises lors des séances, un procès-verbal est rédigé durant la réunion, puis transmis à tous les participants, y compris aux personnes excusées. Ce document peut soit contenir tous les éléments abordés lors de la séance (détails de chaque discussion, intervention ou prise de parole nominative), soit synthétiser principalement les décisions prises, tout en indiquant les différentes actions à prendre découlant de ces décisions.